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Daten aufbewahren & löschen
Welche Daten von Ben muss die Arbeitgeberin aufbewahren, welche muss sie löschen?
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Bewerbungsverfahren
Bewerbungsdossier
Berücksichtigt das Unternehmen Bens Bewerbung nicht, muss es das Bewerbungsdossier zurückschicken. Die für die konkrete Bewerbung erstellten Dokumente wie das Motivationsschreiben oder die Ergebnisse der Gesundheitsprüfung muss das Unternehmen nicht zurückschicken, aber vernichten. Hat das Unternehmen das Dossier elektronisch erhalten, muss sie es löschen.
Ausnahme: Das Unternehmen kann das Bewerbungsdossier mit der Einwilligung des abgelehnten Bewerbers aufbewahren, namentlich sofern es das Dossier für eine andere Position in ihrem Unternehmen berücksichtigen möchte.
Arbeitsverhältnis
Sobald der Zweck erreicht ist, muss die Arbeitgeberin die entsprechenden Daten vernichten. Eine Ausnahme gilt für jene Daten, die sie aus gesetzlichen Gründen (vgl. Fristen & Formvorschriften) aufbewahren muss.
Personaldossier
Die Arbeitgeberin ist dafür verantwortlich, dass die Daten im Personaldossier von Ben richtig sind. Sie muss das Dossier deswegen in regelmässigen Abständen überprüfen. Ben kann jederzeit verlangen, dass die Arbeitgeberin unrichtige Daten berichtigt oder unzulässigerweise erhobene Daten vernichtet.
Arztzeugnis
Die Arbeitgeberin muss ein allfälliges Arztzeugnis vernichten, sobald dieses seinen Zweck erfüllt hat. Ein solcher Zweck kann beispielsweise darin liegen, die Ansprüche gegenüber der Krankentaggeldversicherung belegen oder die Lohnbuchhaltung dokumentieren zu können. Auch wenn ein Sozialversicherungsverfahren hängig ist, sind das Arztzeugnis und andere für die sozialversicherungsrechtlichen Ansprüche relevanten Dokumente bis zu dessen Abschluss aufzubewahren (vgl. Akteneinsichtsrecht).
Personalbeurteilungen
Ben hat jederzeit Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Entsprechend muss die Arbeitgeberin die Personalbeurteilungen während des Arbeitsverhältnisses aufbewahren (vgl. Fristen & Formvorschriften).
e-Mails
Löscht die Arbeitgeberin e-Mails von Ben mittels eines Content Scanners, der die e-Mails nach vordefinierten Inhalten filtert, muss sie diese Möglichkeit in einem Reglement o.Ä. verankern. Der systematische Einsatz eines Content Scanners verstösst möglicherweise gegen das Verbot, das Verhalten der Mitarbeiter zu überwachen.
Ende Arbeitsverhältnis
Sobald der Zweck erreicht ist, muss die Arbeitgeberin die entsprechenden Daten vernichten. Eine Ausnahme gilt für jene Daten, die es aus gesetzlichen Gründen (vgl. Fristen & Formvorschriften) aufbewahren muss.
Personaldossier
Spätestens bei Ende des Arbeitsverhältnisses muss die Arbeitgeberin grundsätzlich
- die Dokumente des Personaldossiers, die Bengehören, zurückgeben. Dies betrifft beispielsweise Fotos oder Diplome;
- die Dokumente des Personaldossiers, die ihr gehören, vernichten oder Ben aushändigen. Dies betrifft beispielsweise das Motivationsschreiben oder Ergebnisse eines Assessments.
Ausnahmen: Läuft eine Rechtsstreitigkeit, darf die Arbeitgeberin die Daten von Ben aufbewahren, sofern sie diese zu Beweiszwecken benötigt.
Vor Ende des Arbeitsverhältnisses muss die Arbeitgeberin Ben auffordern
- die geschäftlichen e-Mails weiterzuleiten bzw. abzulegen und dies allenfalls zu bestätigen;
- die allfälligen privaten e-Mails aus dem geschäftlichen Mailkonto zu löschen.
Die Arbeitgeberin muss danach
- das e-Mail-Konto von Ben sperren, sodass keine an ihn gerichteten e-Mails mehr zugestellt werden können;
- die noch im Konto vorhandenen Mails löschen und
- allenfalls einen Abwesenheitsassistenten einrichten, der den Absender über den Austritt von Ben informiert.
Ohne Bens Einwilligung darf die Arbeitgeberin die an seine Adresse gerichteten e-Mails nicht automatisch weiterleiten.
Fristen & Formvorschriften
Ende Arbeitsverhältnis
Die Arbeitgeberin muss ihre Geschäftsbücher während zehn Jahren aufbewahren. Diese beinhalten neben der geschäftlichen Korrespondenz und den Buchungsbelegen insbesondere die Lohndaten.
Weiter muss die Arbeitgeberin die Personalbeurteilungen zehn Jahre aufbewahren, da Ben während dieser Frist, gerechnet ab Ende Arbeitsverhältnis, Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat.