Datenschutz Arbeitnehmer

Daten aufbewahren & löschen

Welche Daten von Ben muss die Arbeitgeberin aufbewahren, welche muss sie löschen? 


Ende Arbeitsverhältnis

Sobald der Zweck erreicht ist, muss die Arbeitgeberin die entsprechenden Daten vernichten. Eine Ausnahme gilt für jene Daten, die es aus gesetzlichen Gründen (vgl. Fristen & Formvorschriften) aufbewahren muss.

Personaldossier

Spätestens bei Ende des Arbeitsverhältnisses muss die Arbeitgeberin grundsätzlich

  • die Dokumente des Personaldossiers, die Bengehören, zurückgeben. Dies betrifft beispielsweise Fotos oder Diplome;
  • die Dokumente des Personaldossiers, die ihr gehören, vernichten oder Ben aushändigen. Dies betrifft beispielsweise das Motivationsschreiben oder Ergebnisse eines Assessments.

Ausnahmen: Läuft eine Rechtsstreitigkeit, darf die Arbeitgeberin die Daten von Ben aufbewahren, sofern sie diese zu Beweiszwecken benötigt.

e-Mail

Vor Ende des Arbeitsverhältnisses muss die Arbeitgeberin Ben auffordern

  • die geschäftlichen e-Mails weiterzuleiten bzw. abzulegen und dies allenfalls zu bestätigen;
  • die allfälligen privaten e-Mails aus dem geschäftlichen Mailkonto zu löschen.

Die Arbeitgeberin muss danach

  • das e-Mail-Konto von Ben sperren, sodass keine an ihn gerichteten e-Mails mehr zugestellt werden können;
  • die noch im Konto vorhandenen Mails löschen und
  • allenfalls einen Abwesenheitsassistenten einrichten, der den Absender über den Austritt von Ben informiert.

Ohne Bens Einwilligung darf die Arbeitgeberin die an seine Adresse gerichteten e-Mails nicht automatisch weiterleiten.


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