Datenschutz Arbeitnehmer

Daten bearbeiten

Die Arbeitgeberin bearbeitet Daten ihrer Mitarbeiter. Was muss sie dabei beachten, um Bens Daten korrekt zu bearbeiten und damit seine Daten zu schützen ?

Bewerbungsverfahren

Bewerbungsdossier

Die mögliche Arbeitgeberin muss sicher stellen, dass nur diejenigen Personen zu dem Bewerbungsdossier Zugang haben, die dieses bearbeiten müssen.

Referenzauskünfte

Will die potenzielle Arbeitgeberin Referenzauskünfte einholen, fragt sie damit datenschutzrechtlich nach einem Persönlichkeitsprofil. Ben muss hier seine ausdrückliche Einwilligung geben. Ohne diese Einwilligung darf die mögliche Arbeitgeberin weder direkt noch indirekt – beispielsweise über eine Facebook-Recherche – Referenzauskünfte einholen.

Ben kann bei der Bewerbung seine Einwilligung im Bewerbungsdossier geben, indem er hier ausdrücklich Referenzen mit den Kontaktdetails angibt. Ein blosser Hinweis auf die aktuelle oder ehemalige Arbeitgeberin genügt nicht. Ben kann die Einwilligung auch später im Bewerbungsprozess geben. Sein Einverständnis dazu, dass die mögliche Arbeitgeberin die angegebene Referenzperson kontaktiert, muss auch hier klar ersichtlich sein.

Die angefragte Referenzperson muss sicher stellen, dass sie die Referenz geben darf. Der Inhalt der Referenz muss wohlwollend und wahr sein und darf detaillierter über Leistungen und Verhalten von Ben Auskunft geben als dies im Arbeitszeugnis der Fall ist.

Internetrecherche

Gibt Ben die Links zu seinen Social-Media-Profilen im Bewerbungsdossier an, darf die mögliche Arbeitgeberin die Profile besuchen. Ohne Einwilligung darf sie nicht in privaten Social-Media-Netzwerken recherchieren, um an Informationen über Ben zu gelangen. Ob dies auch für berufliche Social-Media-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing gilt, ist umstritten. Eine Recherche über Suchmaschinen ist ohne Einwilligung nicht zulässig.

Straf- und Betreibungsregisterauszug

Die potenzielle Arbeitgeberin darf nur jene Daten einholen, die für die künftige Funktion von Ben wichtig sind. Sie muss dabei in jedem Fall die Verhältnismässigkeit wahren.

Strafregisterauszug: Die mögliche Arbeitgeberin darf dann einen Strafregisterauszug verlangen, wenn der Leumund für die Funktion von Ben wichtig ist. Sie kann einen Sonderprivatauszug verlangen, wenn Ben regelmässig mit Kindern oder Patienten in Kontakt stehen wird.

Betreibungsregisterauszug: Die potenzielle Arbeitgeberin darf dann einen Betreibungsregisterauszug verlangen, wenn sie wegen der in Frage stehenden Funktion ein berechtigtes Interesse an geordneten Vermögensverhältnissen von Ben hat. Denkbar ist dies beispielsweise bei einer Kassiererin oder einem Buchhalter.

Gesundheitsprüfung

Spielt der Gesundheitszustand für die konkrete Funktion eine Rolle, kann die mögliche Arbeitgeberin Ben direkt danach fragen oder eine Vertrauensärztin mit einer Gesundheitsprüfung beauftragen. Die Vertrauensärztin darf die mögliche Arbeitgeberin ausschliesslich über die Eignung des Bewerbers für die konkrete Stelle, ohne Details zum Gesundheitszustand, informieren.

Arbeitsverhältnis

Ben hat gegenüber der Arbeitgeberin ein Auskunftsrecht betreffend die bearbeiteten Daten.

Personaldossier

Die Arbeitgeberin muss sicher stellen, dass nur diejenigen Personen zu dem Personaldossier Zugang haben, die dieses bearbeiten müssen.

Arztzeugnis

Ist Ben krank oder hatte er einen Unfall, darf die Arbeitgeberin ein Arztzeugnis verlangen. Die Ärztin darf die Arbeitgeberin jedoch nur über den Grad der Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters informieren und darf ihr – sofern Ben nicht einwilligt – keine Detailinformationen zu der Krankheit oder dem Unfall des Mitarbeiters geben.

Arbeitszeugnis

Ben kann von der Arbeitgeberin jederzeit ein Zeugnis verlangen. Das Arbeitszeugnis muss Aufschluss über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über die Leistungen und das Verhalten von Ben geben. Des Weiteren sollte es Bens Identifizierung ermöglichen. Dafür nicht erforderlich ist die Anschrift, die die Arbeitgeberin nur auf Wunsch von Ben in das Arbeitszeugnis aufnehmen darf.

Mitarbeiterfotos

Jede Person hat das Recht auf das eigene Bild. Entsprechend darf die Arbeitgeberin Fotos von ihren Mitarbeitern ohne deren Einwilligung nicht im Inter- oder Intranet veröffentlichen.

Internet, Telefon und Post

Die Arbeitgeberin darf keine Überwachungs- und Kontrollsysteme einsetzen, um das Verhalten von Ben zu überprüfen. Sie darf nicht unrechtmässig in die Privatsphäre ihrer Mitarbeiter eingreifen oder deren Persönlichkeit verletzen. Holt die Arbeitgeberin während des Arbeitsverhältnisses Daten über Ben ein, muss sie ihm dies vorgängig mitteilen.

Will die Arbeitgeberin die Internetnutzung überwachen, muss sie

  • die Kontrollmöglichkeit in einem Reglement o.Ä. verankern und
  • einen begründeten Verdacht haben, dass ein konkreter Mitarbeiter, z.B. Ben, das Internet bzw. das Telefon missbräuchlich nutzt.

Aufgrund des Briefgeheimnisses darf die Arbeitgeberin keine als privat gekennzeichnete Post, egal ob in Briefform oder elektronisch, lesen. Dieses Verbot gilt insbesondere auch für IT-Fachleute, die technisch die Möglichkeit hätten, die e-Mails zu lesen.

Fristen & Formvorschriften

Arbeitsverhältnis

Die Arbeitgeberin muss Ben auf Anfrage schriftlich, in Form eines Ausdrucks oder einer Fotokopie sowie kostenlos Auskunft über die ihn betreffenden bearbeiteten Daten geben.

Die Arbeitgeberin muss insbesondere ihre Geschäftsbücher während zehn Jahren aufbewahren. Entsprechend darf sie während dieser Zeit die Lohndaten von Ben nicht löschen. Da Ben während zehn Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat, muss die Arbeitgeberin die Personalbeurteilungen ebenfalls solange aufbewahren.

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