Protection des données des employés

Conserver et supprimer les données

Quelles données de Ben l’employeuse doit-elle conserver, quelles données doit-elle supprimer ?


Fin de la relation de travail

Dès que l'objectif est atteint, l’employeuse doit détruire les données correspondantes. Une exception s'applique aux données qu'elle doit conserver pour des raisons légales (cf. Délais & règles de forme).

Dossier personnel

Au plus tard à la fin de la relation de travail, l’employeuse doit en principe :

  • renvoyer les documents du dossier personnel qui appartiennent à Ben. Cela s'applique, par exemple, aux photos ou aux diplômes ;
  • détruire ou remettre à Ben les documents de son dossier personnel qui lui appartiennent. C'est le cas, par exemple, de la lettre de motivation ou des résultats d'une évaluation.

Exceptions : En cas de litige juridique, l’employeuse peut conserver les données de Ben si elle en a besoin à des fins de preuve.

Email

Avant la fin de la relation de travail, l’employeuse doit demander à Ben de :

  • transmettre ou classer les emails professionnels et, le cas échéant, le confirmer ;
  • supprimer tous les éventuels emails privés du compte de messagerie professionnelle.

L’employeuse doit ensuite

  • bloquer le compte email de Ben afin qu'il ne puisse plus recevoir d'emails ;
  • supprimer les emails restants dans le compte, et :
  • si nécessaire, paramétrer un assistant d'absence qui informe l'émetteur que Ben a quitté l'entreprise.

L’employeuse ne peut pas transférer automatiquement des emails à l'adresse de Ben sans son consentement.


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